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      文檔管理幫助小型企業節省的四種方式_江蘇科技大學VPN

      • 時間:2021-01-28 13:55:02
      • 作者:江蘇科技大學VPN
      • 來源:江蘇科技大學VPN
      • 瀏覽:114
          小型企業的運營方式正在發生變化?,F代技術已經為最小的企業使用曾經為大型企業和企業保留的高效工具和系統鋪平了道路。文檔管理就是這樣一種技術,它可以幫助小型企業所有者建立一個公平的競爭環境。通過減少管理任務和增加組織,正確實施的文檔管理解決方案可以每年為企業節省數百小時的工作和數千美元。
          最終結果是,ROI的水平遠遠超過了美元和美分。為了讓您更好地了解它的工作方式,讓我們更深入地研究文檔管理解決方案為您節省業務時間和金錢的幾種方式:
          1.全面改善文件組織
          文檔管理解決方案最明顯的好處是,它極大地改善了整個企業的文檔組織。過渡到無紙系統時,您的文檔將被掃描并轉換為幾乎任何文件格式的數字圖像。
          完成該過程后,您將可以完全數字訪問所有文檔。在大多數情況下,無論身在何處,您都可以從任何設備訪問文檔。
          需要為客戶查找舊發票嗎?沒問題。只需在搜索框中輸入即可,然后在幾秒鐘內找到它。需要查找特定日期的文件嗎?沒問題。使用搜索過濾器,它非常簡單。
          具備按需搜索和查找文檔的功能,每年可為您節省數百甚至數千小時的時間。不僅如此,它還改善了客戶服務,減少了打印機和復印機的使用,并提高了文檔的安全性。
          2.降低文件管理成本
          平均而言,填充一個文件柜需要花費企業25,000美元,維護該文件柜每年需要花費2500美元以上。那是很多錢。而且,這甚至都沒有提到每年高昂的印刷和復印成本。
          幸運的是,使用文檔管理解決方案,可以完全消除其中的大部分費用。
          由于您的所有文檔均已掃描并轉換為數字圖像,因此不再需要數十個文件柜和數百個文件夾。
          此外,由于大大減少了行政管理和文書工作,您的員工可以開始將他們的腦力投向可以提高ROI的其他業務領域。
          3.防止合規問題
          小型企業必須定期處理合規性,稅收和其他法律問題。當您要處理數百萬個文檔時,找到防止潛在問題所需的內容變得非常令人沮喪和耗時。
          使用文檔管理解決方案,您可以利用索引功能輕松組織在這種情況下需要快速檢索的任何文檔。最好的部分?您可以使用授權工具來確保只有適當的工作人員才能訪問文檔。
          4.防止丟失或銷毀文件
          您辦公室里有人丟失或放錯了多少文件?如果您像大多數企業一樣,那就太多了。使用文檔管理,實際上消除了這個問題。
          雖然這不是小企業主想考慮的事情,但是如果辦公室發生火災,您會怎么辦?您將制定哪種類型的災難恢復計劃? 如果您的企業使用實物紙和文件柜來存放大部分文件,那么您根本無能為力。但是,通過使用數字解決方案,您可以確保自己免受潛在災難的影響。
          走向數字化以節省時間和金錢
          如您所見,數字化和利用成熟的文檔管理解決方案有很多好處。從可以節省預算的數千美元到可以節省您和您的員工的時間,ROI實在是不可忽視。準備好進行切換了嗎?
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